Klare Regeln, klare Kommunikation
Regeln bilden den Rahmen für die Kommunikation der Mitarbeiter. Deshalb ist es wichtig klaren Regeln festzulegen, auf welche Weise und mit Hilfe welcher Tools Mitarbeiter untereinander kommunizieren. Setze diese Regeln bewusst und schau, dass alle Mitarbeiter diese Regeln kennen und sich auch daran halten. Mit klarer Kommunikation sparst du dir viel Zeit und vermeidest Fehler ebenso, wie sinnlose Ad-Hoc-Meetings.
Unterschiedliche Kommunikation für unterschiedliche Probleme
Je nachdem wie umfangreich das Problem oder die Frage ist, solltest du unterschiedlich kommunizieren.
Schnelle Frage, schnelle Antwort!
"Wo ist das Angebot für Kunden Bauer abgelegt?" "Kannst du mir sagen, ob die Mehrwertsteuer für die Rechnung 1690 richtig berechnet ist?" Dies sind Beispiele für eine schnelle Frage. Diese kannst du ohne weiteres sofort beantworten, denn diese Informationen werden zumeist sofort benötigt und dulden keinen Aufschub. Nutze diese Fragen auch, um deine Prozesse zu überprüfen. Wenn dich deine Mitarbeiter immer wieder nach dem Ablageort für die Angebote oder den Namen eines Kunden fragen, dann solltest du den Prozess überprüfen. Ist die Datenbank sauber gepflegt? Ist die Struktur der Datenablage nachvollziehbar? Nutze dieses Feedback, um deine Arbeitsprozesse zu verbessern.
Grundsätzlich kannst du dir hier direkt nachfragen, beispielsweise in einem Chat oder direkt über den Schreibtisch hinweg. Wichtig dabei ist, dass du dich im Team auf einen schnellen Kommunikationskanal einigst. Nichts ist zeitraubender als später Informationen in den verschiedenen Kommunikationskanälen (WhatsApp, Google-Chat, Slack, Messenger etc.) suchen zu müssen oder ständig Kommunikationskanal wechseln zu müssen.
Projektkommunikation mittels Projekt Managementtool
Willst du den aktuellen Arbeitsstand bei einem Projekt erfahren, dann solltest du ein geeignetes Tool verwenden, um die Arbeitsschritte festhalten zu können. Organisiere dich so, dass du und deine Mitarbeiter auch hier unter deinen Vorgaben dieses Tool sauber pflegen, dann siehst du mit einem Klick, wie der aktuelle Stand ist und kannst dort sofort weitermachen. Dies spart unglaublich viel Zeit, die du sonst in Meetings verbringen würdest. Wir empfehlen dir ein Online-Tool bzw. ein Programm zu holen, wie beispielsweise Trello, Monday, bitrix24 oder ähnliche Tools. Mit diesen Anwendungen kannst du problemlos vom Büro, von zu Hause oder von der Alm an deinem Projekt weiterarbeiten. Eine Projektmappe in physischer Form mag hin und wieder nett sein, ist aber nicht mehr State of the Art. Eine papierene Projektmappe macht Remote-Work und Teamwork nahezu unmöglich, denn mehrere Teammitglieder können nicht gleichzeitig auf das Projekt zugreifen.
Komplexe Fragen im Meeting klären
"Für welchen Anbieter der Projektmanagementsoftware sollen wir uns entscheiden?" "Welche Themen sollen wir im kommenden Monat bearbeiten und wer ist dafür zuständig?" "Wie soll das Programm für das Start-up-Event im Herbst aussehen?" Dies sind Beispiele für komplexe Fragen, da hier ein breiteres Thema, verschiedene Personen und Abteilungen betroffen sind. Diese kannst du nur in Form eines Meetings oder einer ausführlichen E-Mail klären.
Wir empfehlen dir das Meeting, da du hier meistens schneller zu einer Lösung kommen wirst und die Probleme klären kannst. Ob Offline- oder Online-Meeting ist meistens unerheblich. Beide Formen haben ihre Vor- und Nachteile. In einem physischen Meeting wirst du dich leichter tun die Mimik und Gestik deines Gegenübers zu verstehen. Mit einem Online-Meeting bist du auf jeden Fall deutlich flexibler und kannst von überall auf der Welt dein Meeting starten.
Sollte dein Team mit dir im Office sitzen, dann empfehlt es sich sicherlich ein physisches Meeting zu machen. Lege vorher Regeln fest, damit du dir Zeit optimal nutzt und das Meeting nicht sinnlos in die Länge gezogen wird.
Vorteile von Online-Meetings
Mein Favorit ist jedoch das Online-Meeting, denn hier kannst du mit deinem Team ortsunabhängig Probleme lösen. Bestimmte Regeln solltest du auch hier beachten. Lies dir dazu gerne meinen Blogartikel „Meine 7 Tipps für Online-Meetings“ durch. Dort habe ich die wichtigsten Regeln für effiziente Online-Meetings bereits aufgeschrieben.
Ich habe die Erfahrung gemacht, dass Online-Meetings in der Regel schneller ablaufen und produktiver sind. Es wird seltener vom Thema abgekommen, die Mitarbeiter sind zumeist konzentrierter und Lösungen werden schneller gefunden.
Egal welche Möglichkeit du wählen solltest, bereite dich auf dein Meeting vor und komme mit klaren Fragen und Problemstellungen in das Meeting herein. Wenn du keine klaren Fragen formulierst, dann wird dein Gegenüber meist ein Problem haben, dir auch klare Antworten liefern zu können. Nichts ist ärgerlicher als im Meeting zu merken, dass dieses angesetzte Meeting umsonst war, da derjenige, der dies angesetzt hat, seine Hausaufgaben nicht gemacht hat.
Strukturiere deine Zusammenarbeit im Team und du wirst künftig stressfreier und schneller an deine Informationen gelangen.
Mein Tipp an dich: Kommuniziere nicht, um zu kommunizieren, sondern um eine Antwort zu erhalten.
