Was können wir nun tun?
Du kannst zum einen natürlich dein Mindset anpassen und deine Betrachtungsweise auf die anderen 59 % legen. Immerhin hast du verdienterweise ganze 59 % deiner Aufgaben gemeistert und einzeln betrachtet motiviert das noch mehr, aber irgendwann ist diese Betrachtungsweise auch nicht mehr ausreichend.
Das heißt, wir schauen weiter.
Du kannst die Eisenhower-Matrix verwenden. Diese hilft dir zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben zu unterscheiden. Hier sortierst du bereits deine Aufgaben richtig. Viele Menschen verwechseln diese beiden Bereiche bzw. betrachten sie nicht kritisch und sehen einfach alles als dringend und wichtig an. Bereits hier entscheidest du, welche Aufgaben wirklich getan werden müssen und wann diese getan werden müssen. Somit ist es normal auch zu wissen, dass Aufgaben noch offen sind. Das sollte dich nicht stressen, das gehört zum produktiv sein dazu. Wichtig ist, dass du diese Aufgaben richtig organisierst.
Als Nächstes wirfst du deine To-do-Liste einfach weg!
Fange an mit deinem Kalender zu arbeiten und kombiniere diesen mit einer allgemeinen Aufgabenliste. Ich empfehle dir hier auf App Lösungen zurückzugreifen. Lebe und arbeite nach deinem Kalender.
Wie genau geht das jetzt?
Du nimmst alle Aufgaben, die du vorsortiert hast in deine Aufgabenliste auf. Wichtig ist hierbei, dass du bereits Informationen bzw. Notizen mit vermerkst, z.B. wenn du einen Anruf tätigen willst, dann schreibe dir folgende Informationen in diese Aufgabe dazu: Name, Nummer, letzter Stand, Grund des Anrufes, Ziel des Anrufes. So weißt du beim Lesen dieser Aufgabe sofort, worum es geht und später beim Termin ebenfalls. Unangenehm wird es, wenn du erst recherchieren musst, z.B. wenn du ein anderes Tool oder eine andere App verwenden musst, um erst die Nummer zu finden, die vielleicht nicht in deinen Kontakten steht. Dann ist diese Aufgabe plötzlich mit mehr Zeitaufwand verbunden und deine Disziplin hat eine höhere Herausforderung.
Auf folgende drei Sachen musst du aufpassen, wenn du Aufgaben erstellst:
1. Plane ein Zeitfenster ein, damit du diese Aufgabe auch wirklich hineinnehmen kann in deinen Kalender. Plane hierbei realistisch. Es ist nicht das Ziel dir durch deine Planung mehr Stress aufzubauen, wenn du aus der Erfahrung weißt, dass gewisse Aufgaben einfach mehr Zeit beanspruchen, dann plane das auch so ein.
2. Teile große Aufgaben in kleine Sprints ein. Es gibt Aufgaben, die werden einfach nicht an einem Tag fertig, entweder weil sie so umfangreich sind oder weil die Erfüllung z.B. auch von äußeren Umständen abhängig ist. Hier ist es wichtig, dass du die Aufgaben zerlegst und Steps Schritt für Schritt abarbeitest. Beachte bitte, dass natürlich auch diese Teilaufgaben klar terminiert sind.
3. Baue Pufferzeiten zwischen den einzelnen Aufgaben ein. Es ist einfach unrealistisch, dass du ohne Pause 12 h durcharbeitest und es bringt auch nichts. Gestalte in deinem Tag kurze Sprints, wo du mit vollem Fokus an der jeweiligen Aufgabe arbeitest und dann hast du wieder eine Pause. Pufferzeiten sind aber auch wichtig, um dich z.B. auf gewisse Aufgaben einzustellen, Fahrtzeiten oder auch Ablenkungen, die kommen könnten. Durch die Planung von einem Puffer am Tag, kannst du z.B. eine Aufgabe auch einfach später machen, wenn du sowieso einen Puffer am Tag drin hast.
Jetzt nimmst du deinen Kalender her und darfst bei deiner Planung die Aufgaben hineinlegen.
Aber was bringt dir der ganze Aufwand eigentlich?
Zwei grandiose Vorteile:
1. Du kannst mit vollem Fokus an genau dieser einen Aufgabe arbeiten, ohne eine To-do-Liste im Nacken zu haben. Durch den Fokus wird deine Leistung besser und du wirst besser. Du wirst dich deutlich besser konzentrieren können.
2. Durch die vorherige Planung und Organisation hast du keine Zeitverschwendung mehr und du arbeitest effektiver. Du weißt genau, wie lange eine Aufgabe dauert und arbeitest nicht einfach in den Tag hinein, um zum Mittag festzustellen, dass du doch ziemlich lange gebraucht hast, obwohl du es doch bei reifer Überlegung hättest wissen müssen.
Was sollst du jetzt konkret machen?
1. Plane nur wirklich wichtige Aufgaben
2. Weniger wichtige Aufgaben kannst du auf einer separaten Liste festhalten, wenn du Mal Zeit hast.
3. Achte darauf, dass die Zeit der Erfüllung realistisch ist.
4. Plane hier erstmal grob.
5. So verlierst du dich nicht im Detail.
6. Halte dich an deine eingetragenen Aufgaben! Stehen sie erst im Kalender, dann zieh durch.
7. Einen Ausgleich braucht jeder, daher finde Zeit für:
8. Familie
9. Freunde
10. Zeit zum Nachdenken
Schmeiß deine To-do-Liste weg und ran an deinen Kalender. Erhöhe deine Produktivität!
